Stage+ offre deux (2) types d’automatismes. Certains sont programmés et s’exécute à fréquence précise, d’autres sont déclenchés sur un événement (ex.: lors de la confirmation d’un Stage).
Automatismes programmés
Agent de nuit
⏱ Exécution quotidienne à 22 h 00
Un ordre de priorité est établi par installation selon la durée et le lieu du Stage. Une ressource est attribuée à chaque Stage concerné et un prêt est généré au nom du Stagiaire bénéficiaire.
Seuls les besoins Répondant aux critères de priorité sont traités à cette étape.
Une demande de prêt est lancée pour tous les besoins en ressources restants non couverts par l’attribution automatique.
Aucun courriel n’est envoyé au responsable des prêts en raison du volume important de demandes générées simultanément.
Mise à jour quotidienne des absences pour aviser la coordination de Stage de toute modification. Les données sont liées au Stage et à son milieu d’accueil.
Cette étape traite les absences enregistrées. Les demandes d’absences en attente sont traitées par l’agent de jour.
Agent de jour
⏱ Exécution quotidienne à 7 h 15
Le groupe Stage+ Coordination des stages est mis à jour pour retirer les accès des gestionnaires et coordonnateurs désactivés la veille.
Les statuts des stages sont mis à jour en fonction de la Période courante. Seuls les stages Confirmé ou En cours sont traités.
Le statut des prêts est ajusté automatiquement selon les dates enregistrées.
| Condition | Statut appliqué |
|---|---|
| À la date de début du prêt | En prêt |
| Après la date de fin du prêt | Disponible |
Traitement des stages Confirmé dont la date de début est dans le délai défini dans les paramètres. Chaque Stagiaire reçoit une invitation individuelle par Stage.
Traitement des stages Confirmé dont la date de début est dans exactement 7 jours. Un courriel de rappel est envoyé aux stagiaires et aux superviseurs.
Traitement des stages Terminé non encore facturés.
| Composante | Condition |
|---|---|
| Frais de Stage | Toujours calculés |
| Frais d’enseignement clinique | Toujours calculés |
| Redistribution des revenus aux superviseurs | Si option activée |
| Calcul des revenus compensés | Si option activée |
Mise à jour quotidienne des demandes d’absences pour intégrer les changements de Stage. Les données sont liées au Stage et à son milieu afin d’aviser la coordination de tout changement ou autorisation requise.
Contrairement à l’agent de nuit, cet automatisme traite les demandes d’absences en attente ou modifiées.
Automatismes sur événement
Lorsqu’un Stage passe au statut Confirmé, les actions suivantes sont déclenchées selon le délai inscrit aux paramètres de Stage+ :
- Un courriel de confirmation est envoyé au Stagiaire et au Superviseur.
- Si activés, les besoins en accès informatiques et les besoins en ressources sont mis à jour selon les règles préétablies dans le pilotage de Stage+.
Lors de la modification d’un Stage, deux traitements peuvent être déclenchés :
- Si les informations sur le milieu sont modifiées dans les 7 jours précédents le début du Stage, un courriel de confirmation est envoyé au Stagiaire, ainsi qu’à la coordination de l’ancien et du nouveau milieu.
- Si la Période du Stage est modifiée, le statut est automatiquement recalculé en fonction de la nouvelle Période.
À la fin d’un Stage facturable, les calculs et distributions suivants sont effectués automatiquement :
| Composante | Condition |
|---|---|
| Revenus de stages et frais d’enseignement clinique | Toujours calculés |
| Revenus de supervision | Si option activée |
| Revenus compensés | Si option activée |
| Distribution des revenus de supervision et compensés | Selon paramètres Stage+ |
Lors de l’annulation d’un Stage, les éléments suivants sont traités automatiquement :
- Les besoins en ressources associés sont annulés et les ressources sont remises à disposition pour les prochaines demandes.
- Les processus d’engagement et les déclarations d’antécédents non complétés sont annulés.
Seuls les processus non complétés sont annulés. Les engagements et déclarations déjà finalisés ne sont pas touchés.
Lors de la modification d’une direction, les unités de soins associées sont automatiquement mises à jour avec les clientèles inscrites dans cette direction.